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查新报告的作用和要点

时间:2013-12-05
  

查新报告

是查新机构根据查新项目的查新点与所查数据库等范围内的文献信息进行比较分析,对查新点作出新颖性判别,以书面形式撰写的客观、公正性的技术文件。其目的是为科研立项、成果评价、新产品鉴定、奖励申报、专利申请等提供客观的文献依据。

1鉴证作用

科技查新报告是一种公证性的技术文件;体现鉴证性,不做用户代言人;

查新报告应客观反映查新课题的真实情况;科技查新在科研立项中具有把关作用;

独立、客观、公正是查新报告的生命。

2主要内容

报告编号

基本信息—— 项目名称、委托人、委托日期、查新机构名称、查新完成日期、查新项目名称、查新机构的详细信息

查新目的、查新项目的科学技术要点

查新点与查新要求

文献检索的范围与检索策略

检索结果

查新结论

查新员与审核员声明

附件清单

备注

3著录要求

报告编号

左起前4位为年代号(如:2010);

第5-7位为本查新站承接课题数的年度流水序号(不足位者在其前面补零)。

查新项目的科技查新合同编号(或委托单编号)应与此查新报告编号一致。

项目名称

首页的项目名称一般只填写中文名称

第2页表格中的查新项目名称

国内文献查新只填写中文名称,英文名称一栏可填写“略”或不填;

国内外文献查新须同时填写中英文名称。

委托人

指提出查新需求的自然人、法人或者其他组织;

以单位名义委托的查新项目其“委托人”应填写单位名称。

机构名称

填写“教育部科技查新工作站××××(××××为查新站编号)、××××大学图书馆(或××××大学查新检索中心)”。

例:教育部科技查新工作站(Z09)、浙江大学图书馆

查新目的

根据委托人的查新意图确定。如:立项查新(具体填写属于哪一级别的项目,如:申请国家“973”项目、申请国家支撑项目、申请某某省市区科技攻关项目) 、成果查新、新产品鉴定、奖励申报、专利申请、……。

技术要点

应集中反映项目的主题,简明扼要说明项目概况、背景技术、要解决的技术问题、所采用的技术路线和方法、所要达到目的、主要技术特征、技术指标、产品参数等。

对各种目的的查新,从写法上要有所侧重:

立项查新报告应概述项目的国内外背景,拟研究的主要科学技术内容,要研究解决哪些问题,达到的具体目标(指标)和水平。

项目鉴定类查新应简略说明项目的研究背景,介绍项目的主要科学技术特征,已完成项目与现有同类研究、技术、工艺相比所具有的新颖性所在,主要创新点,体现项目科学技术水平的数据和量化指标。

科学研究类项目应简要地说明项目所在领域的背景、发展趋势,阐明研究的意义、学术水平、主要创新和优点。

专利申报项目应阐明项目的主要技术特征或权项范围,与现有(专利)技术的比较,突出项目的创新内容。

开发类项目(产品、技术)应简述其用途、功能、介绍能反映其技术水平的主要工艺(技术组合)、成分、性能指标等数据,与国内外同类产品的参数对比,项目已达到的规模(小试、中试、工业化生产)等效益。

申报科技成果奖励项目应说明项目的国内外背景、基本原理和技术指标、与同类研究相比项目达到的水平、产生的经济效益和社会效益、推广应用前景。

查新要求

指查新委托人对查新提出的具体愿望。须采用格式化语句表述。如:

要求查新机构通过查新,证明在所查范围内国内外(或国内)有无相同或类似的文献报道;

要求查新机构对查新项目的新颖性作出判断;

要求查新机构对查新项目分别或综合进行国内外(或国内)文献对比分析,证明有无相同或类似的文献报道。

国内查新课题,应针对查新目的区别对待:

市区级或企业课题:对应用性强而创新性弱的可仅进行国内文献查新;对理论性或创新性较强的课题须进行国内外查新。

为检索出国内研究成果在国外发表的论文,国家级和省部级课题须进行国内外查新。

查新点

指需要查证的体现查新项目新颖性的技术创新点。是查新人员拟定检索词和制定检索策略以及对比分析和判断新颖性的依据

查新点一般从项目科学技术要点中提取,或者是技术要点中技术关键的全部,但不要把查新项目中的一般性技术特征列为查新点。

查新点的表述要客观科学,文字要精练明确,条理清楚。

查新项目有多个查新点需要查证时,要逐条列出,以便查新人员在查新报告的查新结论中,分别对应作出新颖性结论。

检索词

应特别重视能反映查新项目实质内容的检索词选择

除规范词外,一般还应包括同义词、关键词、自由词、缩写词、化学物质登记号、国际专利分类号,并注意英美单词的不同拼写法。

国内文献查新填写中文检索词、缩略语等;国内外文献查新填写中、英文检索词、缩略语等。

检索式

应特别重视检索式组配的可行性、合理性、包容性及在检索过程中的应变性

应使用逻辑算符、位置算符、截词符等检索算符限定词与词之间的关系

检索式应尽量针对每个查新点分别列出;也可根据情况针对几个查新点或全部查新点一并列出。

中文文献查新须填写中文检索式,中外文文献查新须填写中、英文检索式

所有检索式以计算机可识别的实际检索式为标准,可以将检索词编号,但禁止用编号组配编写检索式

所有检索式的检出结果不得同时为零。单个检索式的检出结果为零时,须扩大检索范围或改变检索式,直至有检索结果。

检索范围

文献检索范围分中文检索范围与外文检索范围,两部分要分开填写

每部分都要列出检索使用的综合数据库(通用基本库)和与此查新项目相关的专业数据库,并写出数据库的名称(全称)、起止时间,必要时列出数据库的更新周期

国内查新检索范围及书写方法——国内中文通用基本数据库(包括期刊、成果、论文、新闻等文献类型)中,必查数据库应不少于10个;书写格式为:数字编号、数据库中文全称、起止时间(到年)

国外通用基本数据库在以国际联机为主要检索手段进行查新时,最少扫描数量不少于一个组库,必查数据库应不少于10个。书写格式为:数字编号、数据库名称(全程)、起止时间(到月)

除检索文献数据库外,一般还应该进行互联网的补充检索,特别对产品类查新;必要时还应进行有关工具书、印刷型书刊的补充检索

网络数据库资源十分丰富的查新机构,可以在国际联机索引库搜索的基础上,基于自有的网络数据库开展查新。如果必查数据库或专业数据库欠缺,须采用国际联机进行补充检索。

对给予肯定新颖性的结论(如:未见××××的报道),当检索结果为零,一定要通过国际联机检索予以确认。

检索结果

应综合归纳检出文献的概况;按查新点或检索式依据可比性原则筛选并列出主要相关文献,对所列相关文献内容与查新项目的相关程度采取逐篇或综合对比分析。

在检索结果首段写明:依据检索式(××××~××××)检索出××××方面的文献××篇,其中相关文献××篇,密切相关文献××篇。

将密切相关文献的基本信息(作者,篇名,刊名,年代,卷-期-页或网址等)按规范格式(GB/T 7714—2005)顺序列出;

无密切相关文献时,则列出主要相关文献;

一般相关文献过多时,可选用典型相关文献

对所列出的密切相关文献或主要相关文献的总体研究内容与查新点相关的可比性内容加以引录、分析或简要综述;

查新点中涉及指标等需比对数据的查新报告,相关文献应提供必要的比对数据

对文献进行概述时应注意修正数据库中的各种显而易见的文字错误,以及因镜像转换等造成的单位、上下标、全角半角等缺陷

英文文献应给出与查新项目内容及查新点相关的中文表述。

查新结论

是对查新点新颖性及其程度的精确表述,应当客观、公正、准确、简明。查新结论的文字表述应严谨(例:在上述检索范围内,通过对检索到的相关文献进行分析对比,××××)

在查新结论中应对委托人提出的诸多查新点结合文献报道给予逐点分析说明,对确具新颖性的查新点亦应说明其与相关报道的区别,指出差异性。

查新结论中的所有表述均应以相关文献内容为据(用上角标注明相关文献的序号),不得有倾向性描述、水平性评价和赞誉之辞以及广告性等用语,重在体现客观性。

根据具体情况将查新点逐一列出并对比分析,不宜将诸多查新点不加拆分地模糊比对,应使用1、2、3……分别叙述创新点。

在对查新点逐条对比分析的基础上可以给出客观、公正、总括性的结语。

对未能检出相关文献的查新点可使用“未见报道”加以表述。

国内查新报告如果只检索中文文献,应在查新结论中表述为“国内公开发表的中文文献中,未见××××报道。”

附件清单

给出国内外文献检索结果清单。

给出密切相关文献全文(如不能提供全文,须提供二次文献全记录格式)。

其他相关材料

4完成步骤

查新员根据查新技术要点将检出文献分为一般相关和密切相关、将对比文献与查新点进行比较分析、确定项目新颖性、草拟报告。

必要时向查新咨询专家就项目新颖性进行咨询

查新员填写查新报告

审核员审核查新报告

查新员修改查新报告

查新员、审核员签字,盖章。填写完成日期

整理报告附件

提交报告

5文件归档

查新报告完成后,查新员按查新合同约定的时间、地点向委托人交付查新报告,并收取查新费用。

按照《科技查新规范》,查新完成时查新员需将所有查新文件归档,归档内容一般包括:查新委托书、查新合同、查新内容相关的技术资料、文献检索结果、密切相关文献全文复制件、查新咨询专家意见等。

6质量评定

1. 基本信息的表述是否正确

查新报告中的基本信息包括查新项目的科学技术要点、查新点、项目名称及英文译名等。

查新报告中的科学技术要点一般是以查新合同中的科学技术要点为基础,参照查新委托人提供的科学技术资料作出的扼要阐述;

查新报告中的查新点和查新要求一般与查新合同中的一致。

科学技术要点的表述要客观、全面、准确,避免冗长、累赘、夸大或出现国内、国外首创等评述及结论用语。

查新点要能够准确、客观地表达查新项目的新颖之处,而非项目研究内容的简单罗列。

2. 相关信息采集是否准确

相关信息采集或文献检索是科技查新工作最重要的环节,也可以说是查新成败的关键。

查新工作要求查新员选择正确的检索词、检索策略和文献数据库,信息采集手段不仅需要国际联机检索、网络数据库检索,对产品类查新项目还需要重视利用网络搜索引擎检索Internet上的信息。

一个好的查新项目文献信息采集质量的标志是:

① 相关文献尽可能全;

②相关文献内容与委托项目技术内容尽可能贴切;

③最密切的相关文献不能少;

④冗余文献一个都不能要。

3. 相关文献的分析和著录是否正确

《教育部科技查新规范》要求对检索所得文献正确区别为不相关、相关和密切相关三类,并将相关文献研究内容与委托项目查新点进行分析类比。

密切相关文献是指“它公开的主题,在实质方面与查新项目的主题最为近似”的文献。

查新报告中要明确区分密切相关文献和一般相关文献,对密切相关文献要提供全文复印件,对其核心研究内容作事实引述,并与查新项目相关内容进行认真比对,对一般相关文献可作概况性说明。

4. 查新结论的表述是否客观、准确、清晰

查新结论是查新工作和查新报告的最终目标,它对于评审专家及主管部门正确评价项目的新颖性、创新性起着决定性作用,直接影响评审专家及主管部门的决策。

一般来说,查新结论部分应针对每个查新点作新颖性判断,给出客观、准确、清晰的结论;如内容有交叉、重复也可给出综合性的结论。

由于国内外科技水平尚有较大差距,结论一般可按国内外分开来写。

若项目查新点已有密切相关文献,就应比较两者的内容差异、发表时间的先后等,作出相应的文字表述。

查新结论的表述一般要求:

结论客观。完全以文献中的事实、数据为依据,不受各种主观、客观因素影响。

结论准确。查新员在比较、分析、综合过程中要耐心仔细地阅读文献、反复比对分析,保证结论正确、可靠。

结论表述清晰。文字要简明、扼要,不给人以含糊、不确定的感觉。有些查新点的内容过于具体或属于细节,无法检索到相应文献作对比,就该说明相关文献未提及相关内容,而不要简单地给出未见报道的结论。

5. 查新报告文字表述是否准确、规范

对整个查新报告各部分的文字表述,一般均可从文句的通顺、专业化词汇的应用、国际单位制的贯彻、译文的准确性、整篇报告文体的统一、结构的明晰、无错别字等方面来加以评定。

7有效期

查新报告有效期一般为一年,有些地方、行业是半年,具体有效期可咨询当地科技局科技成果科。使用时,应先确认查新报告是否在有效期内。